Uppföljningsuppdrag åt Stockholm Vatten och Avfall

Som konsult går man ofta in i uppdrag när kunden anser det vara mer eller mindre klart för annonsering och man kliver av när bläcket precis torkat på avtalet efter genomförd upphandling. Man undrar vad som hände innan och vad som ska hända sedan... denna artikel beskriver nyttan av att få följa upp sitt egna upphandlade avtal.

Hösten 2014 upphandlade Niclas Andersson, Regionchef, region Väst ett ramavtal för byggentreprenadtjänster åt Stockholm Vatten och Avfall. Avsikten var att få ett avtal för att avropa tjänster som renovering, ombyggnad och mindre nybyggnationer. En relativt stor beställargrupp samlades och ett underlag baserat på AMA12/AB04 annonserades under våren 2015. Rangordnade avtal tecknades med tre leverantörer och Niclas avslutade uppdraget.

Drygt ett år senare ringde Niclas till upphandlingschefen Jenny Bengtsson i ett annat ärende och frågade hur det fungerade med avtalet. Det fanns anledning att göra en genomlysning av både det ena och andra, så Niclas fick uppdraget att följa upp "sitt" avtal.
- Roligt så klart, dels att få träffa beställargruppen igen och sedan var det spännande att få höra hur det fungerat efter alla diskussioner och "geniala lösningar" som vi jobbat fram under projektet, säger Niclas.

Det första jag gjorde var att samla in statistik med hjälp av inköpsavdelningen för att få en bild av vem och vad som beställts från vilken leverantör under det första året. Det visade sig vara en hel del beställare, så vi gjorde en sammanställning över alla de krav som vi hade i upphandlingen och frågade alla om de ansåg att någon av leverantörerna hade avvikit från dessa. Det var allt ifrån att meddela byte av underentreprenör till fakturakvalité. Detta gjordes grundligt för att verkligen få fakta och inget "tyckande", här var Stockholm Vatten och Avfalls avvikelsesystem en stor hjälp!

Efter detta gjorde man i princip samma sak med leverantörerna; tillsammans med Upphandlingsenheten träffade Niclas leverantören för att delge dem beställarnas feedback, samt lyssna av hur de tyckte att samarbetet med beställarna fungerade.
- Det visade sig att det fanns förbättringsmöjligheter på båda sidor, och det är en stor fördel att vi som upphandlare kan sätta oss som en tredje part och påvisa förbättringsmöjligheter i de interna processerna både hos utförare och beställare.

Vi genomförde dessa möten i två omgångar, där vi gick till botten med avvikelser och skillnader i arbetssätt. Jag tycker att grundbulten i ett avtal är att man ska få det att fungera för båda parter.
Det var inte bara beställare och utförare som fick möjligheter att förbättra sig, även Niclas fick nya lärdomar.
- Ja, det jag fick med mig var att vi skulle lagt än mer fokus på att beskriva genomförandet och hur vi vill att man ska interagera. En del krav kunde vi bortsett ifrån, till viss del skrev de erfarna utförarna på näsan. Jag skulle ringt upp dåvarande leverantör och förhört mej mer om hur de arbetar. Men den största lärdomen är så klart att det är kul att arbeta med uppföljning, det är uppskattat av alla inblandade!

Från Stockholm Vatten och Avfall deltog upphandlare Jan Troell och Jenny Bengtsson som tillsammans med Niclas genomförde uppföljningsmöten med både beställare och entreprenörer.