Viktigt vid avtalsuppföljning

Att inte innefatta avtalsuppföljning vid en upphandling är ett vanligt misstag. Om du som beställare inte tänkt på avtalsuppföljning vid behovsanalys eller kravspecificering samt i avtalsvillkoren skapar det problem under avtalstiden. Du som beställare måste säkerställa att ett antal krav uppfylls redan i upphandlingsunderlaget för att nå en framgångsrik avtalsuppföljning.

När du sluter ett avtal med en leverantör så börjar ställda krav på leverantörer och tjänster att sättas på prov. Det är leveransen som bevisar hur transparent ett förfrågningsunderlag varit eller hur väl en leverantör sköter sig.

Upphandlingsunderlaget ska innefatta tydliga krav för avtalsuppföljning

Upphandlingsunderlaget ska innehålla både tydliga krav på leverans och rutiner för uppföljning för att du på ett effektivt vis ska kunna följa upp avtalet. Om du fastställer rutiner för avtalsuppföljning i underlaget ger detta dessutom leverantören en indikation på att du som beställare kommer att att följa upp leveransen av det som upphandlats.

Tydliga krav för en framgångsrik avtalsuppföljning

För en framgångsrik avtalsuppföljning vid en upphandling måste du ställa tydliga krav på:

  • leverantör, vilka ska vara uppfyllda både vid anbudsgivning och under avtalstiden
  • produkt/tjänst
  • kvalitet (ska definieras i avtalet)
  • administration (leverans av dokument, anmälningar, statistik, besiktningar, försäkringar med mera)
  • gränsdragningar, vem som gör vad, hur och när
  • rutinmässiga möten för bättre kommunikation i förebyggande syfte
  • när ett vite utgår (och helst när ett incitament tillfaller leverantör - för överprestation)
  • om kundens upplevelse (slutanvändare/beställarens verksamhet) kan vara ett mått på levererad kvalitet. Får exempelvis ett avtal enligt underlaget sägas upp om beställare inte får nöjda användare?
  • när får/kan ett avtal sägas upp?

Kommentarer (0)

Skriv en kommentar