20 september 2017 Upphandling | Arrangemang

Jönköpings länsgrupp på besök hos SKL Kommentus

Vad är utmaningarna som upphandlare ute i Sveriges kommuner? När kommer ramavtal till bäst nytta? Och vad är för- och nackdelarna med kategoristyrning? Det var några av sakerna som diskuterades under förra tisdagens seminarium med Jönköpings länsgrupp.

Förra veckan fick SKL Kommentus besök av Jönköpings länsgrupp som tagit sig till Stockholm för en heldag med fokus på upphandling. Under dagen fick de träffa flera av SKL Kommentus chefer och medarbetare som berättade om arbetet med bland annat kategori-styrning, social hållbarhet och juridiska spörsmål. Syftet med dagen var att informera om vad som händer nu och framåt samt skapa dialog och utrymme att dela synpunkter och erfarenheter.

Några av deltagarna från Jönköpings länsgrupp var Leif Henriksson, upphandlingschef på Vetlanda kommun och Ann Clewåker, upphandlingsansvarig på Vaggeryds kommun, som ställde upp på en kort intervju.

Utmaningar i upphandlingsarbetet


Upphandlingsarbetet ute i kommunerna innebär en rad utmaningar. På frågan om vad som är en av de större svarar Leif att det är att få ett avtal att leva under hela avtalstiden.

– Avtalet får inte bli utdaterat efter ett eller ett par år utan ska vara aktuellt i minst fyra, säger han och får medhåll av Ann som menar att det kan vara problematiskt att utforma avtal som är relevanta under hela perioden när tekniken går framåt i snabb takt.

– En annan utmaning är att inkludera rätt varor som fyller rätt behov ute i verksamheterna. Att hänga med i utvecklingen på alla områden, fortsätter hon. Om vi inte gör det fyller inte avtalen sin nytta.

Fördelar och nackdelar med ramavtal

Både Leif och Ann är positivt inställda till ramavtal överlag men anser att det finns en del nackdelar med avtalsformen.

– En svårighet med ramavtal är att man inte äger det själv. Dels vet man då inte hur analyserna bakom ser ut, dels kan man inte följa upp det och driva det gentemot leverantörerna, säger Leif.

Om det finns en bred lokal marknad tycker Ann och Leif båda att det är en fördel att sköta upphandlingen själv.

– Då är man säker på att de lokala alternativen finns med. Små leverantörer vågar kanske inte ge sig in i de stora nationella upphandlingarna, säger Ann.

De är båda överens om att ramavtalen ändå är till nytta i många situationer.

– Framförallt är det tidsbesparande att inte behöva göra alla upphandlingar själv, säger Ann.

– Ja med ramavtalen vet man att det är ordning och reda, även om man själv inte hinner med, fyller Leif i.

De berättar att om de i förväg vet att de kommer använda ett visst ramavtal så brukar de tipsa lokala leverantörer om att lämna anbud.

– Ibland lägger vi ut information på vår hemsida för att leverantörerna ska veta att vi inte kommer göra en egen upphandling men att det finns möjlighet att lämna anbud hos SKI istället, säger Leif.

Kategoristyrning eller avtalsområden

Under seminariet diskuterades också kategoristyrning som SKI satsat på under det senaste året för att förbättra leverantörs- och branschdialogen och på så sätt öka kännedomen inom respektive ramavtalsområde. Förhoppningen är att kategoristyrningen ska resultera i mer relevanta ramavtal. Leif Henriksson berättar att också Vetlanda kommun har närmat sig frågan om kategoristyrning men att det är svårare att införa i en liten organisation.

– Metoden innebär för oss en sårbarhetsrisk. Om den person som är ansvarig för en viss kategori är sjuk eller borta finns det ingen som har rätt kunskap för att täcka upp, säger han. Verkligheten ser annorlunda ut på enskilda kommuner jämfört med stora inköpscentraler. Här är det svårare att vara lika objektsspecifik i upphandlingarna. Men vi tittar nu på ifall vi kan implementera valda delar av metoden, säger han.

Ann Clewåker tycker att det är viktigt med ett ordentligt förarbete innan upphandlingarna och att de noga följs upp efteråt.

– Det är en fördel med kategoristyrning, att man har en tydlig process för för- och efterarbete, tycker hon.

DIS – framtiden eller inte?

Slutligen kommer vi in på frågan kring dynamiska inköpssystem som nu möjliggörs genom det nya regelverket. SKI är först ut i landet att testa metoden med upphandlingen Bränslepellets 2016. Vad tycker Ann och Leif om DIS?

– DIS låter jättespännande, tycker Ann, det är praktiskt att kunna ta med nya leverantörer under hela avtalstiden.

– Ja, vi var med på DIS-upphandlingen om bränslepellets tillsammans med två av våra grannkommuner, Nässjö och Aneby, säger Leif. Vi kände att det var ett bra tillfälle att få nya erfarenheter.

De är osäkra på hur stort DIS kommer bli i framtiden. Antingen kanske det blir det dominerande sättet för upphandlingar som används inom de flesta områden, eller så är det bara en fluga just nu som kommer surra ett tag och sedan försvinna.

– Det får vi se i framtiden, avslutar Ann.

Tipsa en vän

Kommentarer (0)

Skriv en kommentar