25 oktober 2017 Upphandling | Arrangemang

”Vi ska arbeta mer strategiskt och öka samverkan”

Förra veckan var SKL Kommentus kommunikationsavdelning på besök hos Mölndals stad och diskuterade upphandling, ramavtal och utmaningar i arbetet.

I Mölndal byggs det mycket. Stadskärnan är under total förvandling och byggprojekten är synliga överallt. Kommunhuset är dock sig likt med sin bruna tegelfasad där det vilar i centrum en kort promenad från spårvagnstationen. Vi är på besök hos Mölndals stads upphandlingsavdelning och hälsas välkomna av upphandlingschef Jonna Eriksson och hennes medarbetare. Jonna är ny i chefsrollen sedan ett par månader och har ett stort arbete framför sig i att utveckla processerna på avdelningen som växt snabbt de senaste åren.

– För några år sedan var vi bara två upphandlare på upphandlingsenheten. Idag är vi är vi fem upphandlare, en upphandlingschef, en upphandlingsjurist och två administratörer, berättar Jonna.

Hon har inte varit chef länge men har arbetat som upphandlare och upphandlingsjurist i Mölndal i 6 år och är väl insatt i vilka utmaningar de har att ta itu med.

– En sak som skulle hjälpa upphandlingsarbetet är ökat samarbete mellan förvaltningarna och mellan förvaltningarna och de centrala funktionerna, säger Jonna.

Därför vill hon skapa ett forum för upphandlingsfrågor som kan underlätta dialogen mellan verksamheterna. På så sätt blir det också enklare att samordna de spörsmål som rör flera.

­– Förutom det är ett mål att öka antalet beställningar som skickas elektroniskt, direkt in i systemet, berättar Jonna. Idag kommer de från alla möjliga andra håll som telefon och e-mail.

Hållbarhet och strategiskt arbete

En annan utmaning i avdelningens arbete är att ställa rätt krav i upphandlingarna för att möta de hållbarhetsmål som kommunen satt upp. Dessa är både miljömässiga och sociala och innebär ett större fokus på cirkulärt tänk. Målet är att bli Fairtrade City 2018.

Avdelningen strävar också efter att arbeta mer strategiskt, bland annat med samverkan. Att se över möjligheter som ramavtalen från SKL Kommentus Inköpscentral i ett tidigt skede kan frigöra tid för de upphandlingar som kommunen måste utföra själv. Idag används ramavtalen mest som en sista utväg, en snabb lösning när tiden inte räcker till. Förhoppningen är att de i framtiden ska kunna fungera som ett reellt alternativ tidigare i processen.

– Förutom det rent strategiska arbetet vill vi också utveckla arbetet med e-handel samt effektivisera uppföljningen av upphandlingarna. Idag hinner vi sällan följa upp fler avtal än de där något har gått fel, berättar Jonna.

De söker också efter nya, mer flexibla avropskonstruktioner, för att minska det extra arbete som förnyad konkurrensutsättning innebär.

SKL Kommentus kommunikationsavdelning fick även med oss konkreta förbättringsförslag på hur vår dialog och kommunikation med Mölndal och våra kunder i allmänhet kan förstärkas ytterligare, vilket vi tar med oss i vårt fortsatta arbete.

Tipsa en vän

Kommentarer (0)

Skriv en kommentar