Hur går en revision till?

I tjänsten ingår att vi kontrollerar sociala, etiska och andra hållbarhetskrav som ställts i myndigheters upphandlingar. En sådan revision kan ta olika lång tid att genomföra, beroende på om det finns avvikelser eller inte. Revisionsrapporterna blir tillgängliga för alla som medverkar i Hållbarhetskollen.

Förarbeten innan revisionen

Två gånger om året får alla som är anslutna till Hållbarhetskollen lämna in förslag på vilka revisioner de vill få utförda. Det finns vissa förutsättningar för att förslagen på revision ska bli antagna och genomföras.

  • att krav på social och etisk hållbarhet har ställts i upphandlingen, t.ex. hänvisning till ILO:s kärnkonventioner.
  • att det finns ett kontraktsvillkor som möjliggör för beställaren att genom ombud utföra inspektioner på plats hos leverantören och/eller hos någon av leverantörens underleverantörer
  • att avtalet är giltigt i minst ett år efter revisionen är genomförd (detta för att hinna hantera eventuella avvikelser och åtgärder).

Önskemålen bereds till ett expertråd som beslutar vilka revisioner som ska utföras.

Expertråd

Expertrådet består av representanter från de deltagande kommunerna, Upphandlingsmyndigheten och SKL Kommentus. När expertrådet fått in alla förslag på revisioner väljer de ut ett produktområde ur ett risk- och volymperspektiv. Det innebär att de jämför och bedömer förslagen utifrån om det föreligger risk ur ett socialt hållbarhetsperspektiv. De undersöker även om det är en produkt som upphandlas i stor utsträckning bland medlemmarna.

När expertrådet beslutat angående en revision upphandlas en revisor för det aktuella uppdraget. Upphandlingen gör vi genom förnyad konkurrensutsättning på SKL Kommentus Inköpscentrals nationella ramavtal för uppföljandekontroller av etiska och sociala krav.

Arbetsgång

Om det är första gången som en leverantör följs upp inom ramen för Hållbarhetskollen så inleds alltid uppföljningen hos leverantören med en så kallad kontorsrevision. Om brister upptäcks i leverantörens systematik och rutiner, som i sin tur ökar risken för att de sociala kraven inte uppfylls i leverantörskedjan, kan stickprovsrevisioner genomföras hos leverantörens eller underleverantörens tillverkningsanläggningar runt om i världen. Revisionerna rapporterar till hållbarhetsansvarig på SKL Kommentus.


Om rapporten innehåller avvikelser ska leverantören åtgärda dessa enligt vårt dokument: Handledning för åtgärder och rapportering vid avvikelser från SKI:s sociala och etiska krav.

Avvikelser blir åtgärdade

Vi bevakar att avvikelser som rapporterats åtgärdas enligt plan. Visar revisionen avvikelser från kraven ska leverantörerna åtgärda dessa enligt ett strukturerat arbetssätt i dialog med oss. På grund av att det i många fall är frågan om känsliga detaljer för enskilda företag och personer håller vi avvikelsehanteringen under sekretess.

Åtgärdade avvikelser innebär att arbetsförhållanden blir bättre hos tillverkarna efter revisionerna. Vi kan också göra återbesök för att kontrollera förhållandena vid senare tillfällen.

Revisionsrapport publiceras

Om revisionsrapporten inte innehåller några avvikelser, t.ex. barnarbete publiceras den på vår webbplats. Känsliga detaljer såsom företagsnamn, affärshemligheter är borttagna ur rapporten för att möjliggöra för våra revisorer att få tillträde till tillverkningsanläggningar. I vissa fall behöver vi skriva enskilda sekretessavtal med leverantörerna för att få tillträde. Alla deltagande kommuner kan ta del av rapporten genom att logga in under Mina sidor med de inloggningsuppgifter man fått av oss.

I de fall där det har funnits avvikelser i en revision så inväntar vi publicering tills alla avvikelser är åtgärdade. Då publiceras hela revisionsrapporten på vår webb inklusive en beskrivning av de avvikelser som hittats och hur de åtgärdats. Vi håller alla medlemmar löpande uppdaterade vad som händer i de olika revisionsärendena genom e-postmeddelanden och vårt nyhetsbrev.